• Archivage de données pour les syndics et les syndics de copropriété

    Archivage de données pour les syndics et les syndics de copropriété

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Article 18 loi 65‐557 modifiée
Indépendamment des pouvoirs qui lui sont conférés par d'autres dispositions de la présente loi ou par une délibération spéciale de l'assemblée générale, le syndic est chargé, dans les conditions qui seront éventuellement définies par le décret prévu à l'article 47
ci‐dessous :
‐ d'assurer l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l'assemblée générale ;… »

Article 33 décret 67‐223
« Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci‐dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès‐verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes ainsi que les documents comptables du syndicat, le carnet d'entretien de l'immeuble et, le cas échéant, les diagnostics techniques.… »

Commission relative à la copropriété – recommandation n°20 :
«…CONSIDÉRANT qu'une gestion rigoureuse des archives du syndicat des copropriétaires est essentielle au suivi d'une bonne administration de l'immeuble ;
CONSIDÉRANT que, dans de nombreuses situations, l'archivage des documents relatifs à l'immeuble et au syndicat se révèle incomplet ou insuffisant ; …


I. ‐ LA CONSTITUTION DES ARCHIVES SYNDICALES
CONSTATANT que le syndic de copropriété doit satisfaire aux obligations qui découlent de différents textes législatifs ou réglementaires,
certains relevant du statut de la copropriété et d'autres étant extérieurs à celui‐ci ;
1° Les archives prévues par le statut de la copropriété :

  • l'article 33 du décret du 17 mars 1967 modifié énumère, dans une liste qui n'est qu'indicative, les pièces et documents que doit détenir le syndic, en sa qualité « d'archiviste » de la copropriété ; ainsi, l'article 33 du décret précité prévoit‐il que le syndic détient une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er, à 3 de ce même décret, c'est‐à‐dire le règlement de copropriété, l'état de répartition des charges, l'état de division, les conventions relatives aux droits accessoires aux parties communes, et leurs actes modificatifs ;
  • les « pièces et documents relatifs à l'immeuble et au syndicat », prévus par ce même texte, comprennent notamment la fiche cadastrale et la fiche hypothécaire générale de l'immeuble, … »


RECOMMANDE :

  • aux syndics, de veiller à la constitution, en application de dispositions législatives ou réglementaires, du fonds documentaire relatif au syndicat et à l'immeuble ;
  • aux syndics qui ne détiendraient pas certains des documents visés ci‐dessus, d'en demander copie par exemple au notaire pour le règlement de copropriété ou l'état descriptif de division, à l'architecte, au promoteur ou au constructeur pour les plans de l'immeuble...


II. ‐ LA CONSERVATION DES ARCHIVES
CONSTATANT :

  • que l'organisation des archives par le syndic doit permettre un accès rapide et facile aux documents recherchés ;
  • que les documents relatifs à l'immeuble et au syndicat doivent, dans un souci d'efficacité, être actualisés et mis à jour lorsque nécessaire ; …

RAPPELANT :

  • que l'absence de conservation par le syndic des documents concernant le syndicat peut entraîner un préjudice pour ce dernier, de nature à engager la responsabilité contractuelle du syndic ;


RECOMMANDE : …

  • au syndic, si les « archives dormantes » représentent un volume trop important, de faire appel, après avis du conseil syndical, à une entreprise spécialisée dans la conservation des archives, étant observé, en l'état actuel du droit, que les documents dupliqués ou conservés par une méthode électronique n'ont pas la même valeur probante que les documents originaux ;
  • au syndic, dès lors que les « archives dormantes » seront conservées par une entreprise spécialisée, d'établir des bordereaux d'archivage mentionnant le contenu et la date du versement effectué auprès de cette entreprise, afin, le cas échéant, de faciliter l'accessibilité aux documents recherchés ; … »


Article 49 loi 65‐557 modifiée
L'assemblée générale adopte, à la majorité prévue à l'article 24, les adaptations du règlement de copropriété rendues nécessaires par les modifications législatives et réglementaires intervenues depuis son établissement. La publication de ces modifications du règlement de copropriété sera effectuée au droit fixe.


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